Les projets de déménagement commercial dans un endroit comme Paris exigent l’organisation et le classement appropriés des documents avant, pendant et après un déménagement. Si vous ne le faites pas pour votre projet de déménagement, vous risquez de perdre, de perdre ou de détruire des dossiers – ce dont aucune entreprise n’a besoin ! À cette fin, assurez-vous de garder à l’esprit ces conseils organisationnels pour votre projet de déménagement de bureaux à venir !
Étiqueter et transférer les documents clairement
Tout projet de déménagement commercial qui implique le déplacement de documents essentiels nécessite un étiquetage clair et un processus de réinstallation organisé. Pour les pratiques exemplaires en matière d’organisation des documents, séparez-les et organisez-les par année, par sujet et, au besoin, par client, dans des boîtes distinctes. Utilisez des fichiers distincts à code couleur pour divers sujets comme les taxes, les factures, les factures et autres. Lorsque vous avez terminé, faites un inventaire de chaque dossier pour vous aider à les suivre et à rester organisé.
Achetez des fournitures d’emballage pour assurer la sécurité de vos dossiers
Si vous prévoyez d’utiliser vos propres boîtes pour déplacer vos fichiers, assurez-vous d’acheter des boîtes faites spécifiquement pour le stockage et le transport de fichiers ainsi que des étiquettes ou des marqueurs à code couleur. Ceci est une excellente façon de veiller à ce que vos dossiers demeurent sécuritaires et organisés pendant votre déménagement archives Paris.
Mettez à la poubelle tous les anciens documents
Examinez soigneusement vos dossiers avant de les déplacer et déchiquettez tous les documents anciens ou inutiles avant le début du processus de déménagement. C’est toujours un moyen simple mais très efficace de réduire le nombre de fichiers relocalisés dans votre nouvel espace de bureau, ce qui économise du temps, de l’argent et de l’espace à votre nouvel emplacement.
Faire une purge de bureau avant de déménager
Rester sur le sujet de détruire les vieux fichiers avant de commencer votre projet de déménagement archives Paris , c’est toujours une excellente idée de tenir une purge de bureau complet une semaine ou deux avant votre déménagement commence réellement. Demandez aux membres de votre personnel de passer en revue leurs dossiers personnels et leurs postes de travail et de se débarrasser de tout dossier inutile. Il s’agit d’une façon éprouvée d’économiser de l’espace et de l’argent pendant votre projet de déménagement de bureau !
Mettre des documents clés sur le stockage de l’informatique en nuage
Bien qu’il soit très important de prendre soin des fichiers physiques pendant un déménagement, ne négligez pas vos fichiers numériques non plus! Utilisez des services de cloud computing comme Dropbox ou Google Drive pour enregistrer des fichiers et assurez-vous toujours de sauvegarder les données critiques sur vos ordinateurs avant de passer.
Comment puis-je déménager mon bureau avec succès ?
Si vous suivez le calendrier ci-dessus, nous vous recommandons de :
- Commencer tôt (six mois avant le déménagement)
- Créer une équipe mobile et nommer son manager
- Faire des recherches pour trouver la meilleure entreprise de déménagement commercial
- Attribuer des tâches aux employés (comme emballer leurs propres bureaux)
- Avoir un plan clair de déconnexion, de transfert et d’établissement des TI
- Connaissez vos nouvelles et anciennes règles de construction
- Passer les ordres de changement d’adresse le plus tôt possible
- Faites preuve de diligence pour étiqueter vos boîtes.
- Assurez-vous que tout s’intégrera à votre nouvel espace (et réduisez la taille en conséquence)
- Déplacez d’abord les articles non essentiels (et peut-être même vous-même)
- Organisez une fête au bureau pour célébrer le déménagement. Vous l’avez tous mérité!
Combien de temps faut-il pour déménager un bureau ?
Vous pouvez commencer à planifier dès un an, mais nous vous recommandons de commencer le processus au plus tard six mois avant le déménagement. Il y a beaucoup à faire avant que les déménageurs arrivent pour tout charger. Le déménagement devrait être fait en quelques heures et jusqu’à une journée pour les déménagements locaux. Pour les longues distances, cela dépend du nombre de kilomètres que vos effets personnels devront parcourir sur la route, ce qui pourrait prendre quelques jours.